HOW TO WRITE AN ACADEMIC EMAIL

CÁCH VIẾT THƯ ĐIỆN TỬ LỊCH SỰ

Ngày cập nhật: 17/5/2022

Thư điện tử (email) thực ra cũng giống như thư viết tay/đánh máy gửi bằng đường bưu điện là một phương thức truyền đạt thông tin giữa hai người hoặc một nhóm người. Ngày nay, do tính tiện dụng, thư điện tử được sử dụng khá phổ biến trong môi trường học thuật nói chung, giữa thầy cô-sinh viên, đồng nghiệp, cấp trên-cấp dưới, v.v... Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều bạn học sinh, sinh viên hoặc "lười" để ý, hoặc không biết cách viết như thế nào cho phù hợp. Đó cũng là than phiền của một số thầy cô khi nhận thư của sinh viên mà phải dở khóc dở cười vì sự ngờ nghệch trong trình bày và cách dùng từ. Người thì thấy tội nghiệp và cho rằng các em không được giáo dục tốt, người thì bất bình vì cho rằng các em thiếu tôn trọng thầy cô. Nếu ai đã trải qua những năm học phổ thông thì chắc hẳn đã từng được thầy cô hướng dẫn thể loại viết thư tay, và hẳn nhiên có thể áp dụng các nguyên tắc đó khi viết thư điện tử. Trên tinh thần đó, bài viết này sẽ đưa ra một số nguyên tắc chung để các bạn ghi nhớ khi cần trao đổi qua email với thầy cô, tránh những hiểu lầm đáng tiếc xảy ra.

HƯỚNG DẪN TỪ KINH NGHIỆM CÁ NHÂN

Trước khi bắt đầu viết email, hãy xác định đối tượng mà bạn đang muốn truyền đạt thông tin là ai. Phần hướng dẫn này chỉ dành áp dụng cho đối tượng nhận thông tin ở vị trí cao hơn bạn (người đã biết) hoặc người bạn chưa quen hoặc chưa từng tiếp xúc, làm việc, tức email cần sự trang trọng và lịch sự.
Cơ bản, email cần 3 thành phần sau đây:

• Tựa đề của email: ghi vắn tắt mục đích chính của email
• Nội dung trong email
• Lời chào: Kính thưa thầy/cô, Kính gửi thầy/cô/anh/chị ABC
• Nội dung chính:
• Giới thiệu ngắn gọn về bản thân (họ tên, đơn vị học tập, công tác)
• Trình bày mục đích gửi thư
• Lời cảm ơn (nếu cần)
• Lời kết:
• Kính, trân trọng,
• Tên thường gọi của bạn
• Chữ ký điện tử (họ tên, đơn vị học tập, công tác, thông tin liên lạc) (không bắt buộc)

Ví dụ:
Tựa đề của email: Số liệu thực địa của tổ 5, lớp RHM2020
Nội dung trong email:
Kính gửi thầy M,
Em tên là Nguyễn N, sinh viên tổ 5, lớp RHM2020. Sau khi hoàn thành số liệu thực địa, em đại diện tổ gửi thầy bảng tổng kết trong file đính kèm. Kính nhờ thầy xem lại và sửa chữa các sai sót của tổ em.
Kính,
Nguyễn Văn A
Trên đây là công thức áp dụng khi gửi email lần đầu hoặc bắt đầu một cuộc trao đổi. Trong quá trình trao đổi, có thể phải trả lời nhiều lần, bạn có thể hạn chế bớt các câu từ trang trọng, nhưng vẫn cần đảm bảo các nội dung chính của email, ví dụ:
Kính gửi thầy bảng sửa chữa sau cùng của tổ em.
Kính,
Nguyễn Văn A

HƯỚNG DẪN TỪ TRƯỜNG HỌC

Dưới đây là một hướng dẫn viết email của trường mà Harry theo học, mọi người có thể tham khảo thêm.

• Writing an email to another university:
• Determine your AUDIENCE, e.g. Professor, Director, Doctor, office staff
• Keep the TONE of your letter formal
• Your PURPOSE, e.g. to request rotation/spot in a clinical ward/lab, information
• Decide on a clear, short subject line, e.g. Possible opening in NICU rotation
• Type the SALUTATION (greeting), followed by a comma:
• e.g. Dear Professor Smith, / Dear Dr. Jones, / Dear Sir or Madam, (if you do not know the name or the gender of the person you are sending the letter).
• Type the BODY of the letter. Follow OFAC: Occasion, Facts, Action, Closing.
• If there are ATTACHMENTS, please make comment of that in your email.
• Type the CLOSING, followed by a comma, double return, your name

EXAMPLE:
Subject Student exchange request
Dear Prof. XX:
I am a third/fourth-year medical/dental student at Tokyo Medical and Dental
University in Japan. (Briefly explain your research experience here)
As you know, our universities have an exchange agreement and I am writing to
request consideration of being able to assist in your lab from July through October of
20XX. I am very interested in and familiar with your research on XX from reading XX
and would appreciate the chance to study with you during our Project Semester.
I have attached my Personal Statement and CV and would be honored if you could
consider my acceptance.
Sincerely,
Taro Yushima
Xin cảm ơn cả nhà đã quan tâm đến bài viết. Hãy chia sẻ nếu thấy hữu ích và đừng quên đăng ký blog của Harry để cập nhật các bài viết mới nhất nhé!

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Hỏi-đáp về CV (Sơ yếu lý lịch)
Thư tiến cử: Bạn đã biết viết như thế nào?
Cách viết Personal Statement