TEN SIMPLE RULES FOR EFFECTIVE PRESENTATION SLIDES

10 QUY TẮC ĐƠN GIẢN ĐỂ THIẾT KẾ TRÌNH CHIẾU HIỆU QUẢ

GIỚI THIỆU

Slide trình chiếu (presentation slide), sau đây gọi tắt là slide, là phần trình bày học thuật trong các buổi thảo luận về bài báo (journal club), họp hội đồng đánh giá luận văn/luận án (thesis committee meeting), các buổi nói chuyện ngắn trong hội nghị (short conference talk) hay các hội thảo (seminar) dài hàng tiếng. Mỗi slide là một trang riêng lẻ xuất hiện trên màn hình, thường bao gồm tựa đề (title), nội dung (body) và các hình ảnh (figures) hay bảng biểu (tables). Nhiều slide được kết hợp lại để kể một câu chuyện dài hơn trong cả buổi trình bày. Không có những hướng dẫn chi tiết về cách thiết kế slide sao cho đạt hiệu quả tối ưu, chẳng hạn như các chi tiết thiết kế mang đến nhiều thông tin có ý nghĩa, thu hút sự chú ý và theo dõi liên tục của người xem cũng như truyền đạt được toàn bộ thông tin trong khung thời gian cho phép. Tuy nhiên, dưới đây là 10 quy tắc đơn giản có thể áp dụng cho mọi trình chiếu, dựa trên việc tổ chức, xử lý và lưu trữ thông tin của người xem để đạt được hiệu quả truyền đạt. Các quy tắc được chia thành 3 phần lớn. Quy tắc 1 đến 5 nhằm tối ưu hóa ở phạm vi của từng slide. Quy tắc 6 đến 8 hướng đến các chi tiết thiết kế trong slide. Quy tắc 9 và 10 nói về quá trình chuẩn bị cho phần trình bày, trong đó lấy các slide là trung tâm của quá trình chuẩn bị này.

QUY TẮC 1: NÊU MỘT Ý CHÍNH TRONG MỘT SLDIE (Include only one idea per slide)

Mỗi slide chỉ nên chứa một ý chính hay một câu hỏi trọng tâm mà người nói muốn truyền đạt. Thông thường, có thể tách các ý phức tạp ra thành nhiều phần nhỏ (xem Hình 1, trong đó thông tin về "Bối cảnh" được chia ra thành hai khái niệm quan trọng). Ví dụ khác là nếu cần trình bày một cách tiếp cận tính toán phức tạp bằng sơ đồ dòng chảy lớn (flow diagram), hãy chia nó thành những đơn vị nhỏ, trình bày lần lượt từng đơn vị đến khi hoàn chỉnh toàn bộ sơ đồ. Cách giới thiệu thông tin phức tạp theo lộ trình từng bước như vậy sẽ giúp người xem có thời gian chuẩn bị để nắm bắt được bức tranh tổng thể. Có một số cách thức để xây dựng lộ trình từng bước như trên, ví dụ, sử dụng phần mềm trình chiếu để che/mở thông tin. Cách đơn giản hơn là cứ sắp xếp mỗi đơn vị thông tin trong một slide, và kết thúc bằng slide tổng hợp chứa toàn bộ các thành phần đã giới thiệu ở các slide trước đó. Cách chia nhỏ thông tin như vậy nhằm đảm bảo mỗi slide chỉ trình bày một ý cụ thể, và lượng thông tin trong mỗi slide có thể trình bày trong khoảng thời gian 1 phút hay ít hơn (quy tắc số 2).

Hình 1. Ví dụ minh họa áp dụng các quy tắc từ 1-8 để cải thiện slide gốc quá nhiều chữ. Phía trên bên trái: Slide về bối cảnh (background) mô tả về vật liệu trong dự án của một phòng lab. Phía trên bên trái: Phân tích các quy tắc áp dụng để cải thiện slide gốc. Phía dưới: Hai slide mới tạo nhằm chia thông tin trong slide gốc thành hai ý chính, sử dụng hình ảnh minh họa làm trung tâm.

QUY TẮC 2: DÀNH MỘT PHÚT CHO MỘT SLIDE (Spend only 1 minute per slide)

Khi trình bày, chỉ nên dành ra một phút hay ít hơn cho mỗi slide. Quy tắc này có ích cho việc lên kế hoạch - phần trình bày 20 phút sẽ có khoảng 20 slide. Ngoài ra, thường xuyên cung cấp cho người xem thông tin mới sẽ giữ được sự chú ý của họ liên tục. Khi trình bày thử, nếu thấy mình mất hơn một phút cho slide nào đó, hãy nghĩ cách cắt nội dung ra thành nhiều slide hơn hoặc bỏ bớt những nội dung ít quan trọng, tập trung vào câu chuyện chính muốn truyền đạt cho người xem.

QUY TẮC 3: LẤY Ý CHÍNH LÀM TỰA ĐỀ CỦA SLIDE (Make use of your heading)

Khi mỗi slide chứa đựng một thông điệp duy nhất, hãy sử dụng phần tựa đề của slide để ghi chính xác thông điệp mà bạn muốn truyền đạt. Thay vì ghi tựa đề của slide là "Vật liệu và phương pháp", thử cách đặt tựa đề khác như "Sơ đồ dòng chảy cách thức AI mô phỏng bác sĩ giải phẫu bệnh" hoặc "Cách thức xây dựng mô hình AI trong nghiên cứu" (Hình 2). Sử dụng quy tắc này như là kim chỉ nam để đảm bảo tất cả nội dung bên trong slide đó có liên hệ chặt chẽ với tựa đề. Tựa đề có thể là câu giới thiệu hay kết luận của một đoạn văn và nội dung của slide là phần thông tin còn lại của đoạn văn đó để giải thích cho ý chính đã nêu trong tựa đề. 

Hình 2. Cách đặt tựa đề cho slide.

QUY TẮC 4: CHỈ GIỮ NHỮNG GÌ CÓ Ý NGHĨA TRONG SLIDE (Include only essential points)

Trong khi trình bày, ánh mắt và suy nghĩ của người xem sẽ quanh quẩn quanh phần slide trình chiếu của bạn. Nếu có bình luận, chi tiết hay hình ảnh nào đó trên slide, hãy dành thời gian giải thích, làm rõ nội dung đó. Nếu bạn nghĩ rằng đó không phải là thông tin quan trọng, tốt nhất là không nên đặt nó vào slide. Điều này đặc biệt quan trọng trong các bài trình bày có tính đánh giá. Các thành viên của hội đồng đánh giá luận văn/luận án giống như những con mèo, nếu bạn đưa một thứ đồ trang sức lóng lánh trước mặt chúng, chúng sẽ ngay lập tức vờn đuổi theo. Vì vậy, chỉ nên đặt những "thứ đồ trang sức lóng lánh" trên slide nếu bạn thật sự muốn họ tập trung vào đó. Thiết kế slide rõ ràng và súc tích sẽ có ích cho những vị giám khảo dễ bị phân tâm.

QUY TẮC 5: CUNG CẤP ĐẦY ĐỦ DẪN CHỨNG, CỨ LIỆU (Give credit, where credit is due)

Một ngoại lệ trong quy tắc số 4 chính là các trích dẫn (citations) hay tài liệu tham khảo (references) liên quan đến slide trình chiếu. Khi thêm các trích dẫn, tên của các nghiên cứu viên hoặc loại dẫn chứng, hãy sử dụng thống nhất phong cách và phương thức trình bày trong toàn bộ bài trình chiếu (Hình 3). Người xem có thể dễ dàng phân biệt thông tin này với các nội dung còn lại trong slide. Một lỗi phổ biến là chúng ta thường nghĩ rằng "Tôi sẽ bổ sung tài liệu sau đó", nhưng tốt nhất là nên để tên tài liệu tham khảo vào slide ngay tại thời điểm bạn soạn nội dung đó, nếu không bạn sẽ quên mất đến lúc trình bày mới phát hiện.

Hình 3. Vị trí đặt trích dẫn, cứ liệu thống nhất giữa các slide.

QUY TẮC 6: SỬ DỤNG ĐỒ HOẠ HIỆU QUẢ (Use graphics effectively)

Về nguyên tắc, không bao giờ để slide chỉ toàn là chữ. Xây dựng các slide sao cho đạt được hiệu quả thị giác. Bởi vì, slide chính là phần trình bày thị giác (visual presentation), và người ta thường nói rằng "một bức tranh thì đáng giá hơn là ngàn lời nói" (a picture is worth a thousand words). Tuy nhiên, ở chiều ngược lại, đừng bao giờ làm rối slide bằng quá nhiều hình ảnh đồ họa phức tạp. Nên chia một hình ảnh tổng hợp (multipanel figure) trong bài báo/luận án thành các hình thành phần, mỗi hình thành phần nằm riêng trong một slide (xem Quy tắc 1). Một cách có thể đảm bảo sử dụng đồ họa hiệu quả là giới thiệu hình và các thành tố của nó cho người xem bằng lời nói, đặc biệt là đối với các hình dữ liệu (data figures). Ví dụ: bạn có thể nói như sau: “Biểu đồ này hiển thị tỷ lệ dương tính giả được đo lường cho một thử nghiệm và mỗi điểm là một bản sao của thử nghiệm, biểu đồ cho thấy...” Nếu đặt quá nhiều hình vào một slide thì phần trình bày có thể vượt quá 1 phút (xem Quy tắc 2).

QUY TẮC 7: THIẾT KẾ TRÁNH QUÁ TẢI NHẬN THỨC (Design to avoid cognitive overload)

Loại thành tố trong slide, số lượng và cách trình bày các thành tố đó đều có ảnh hưởng tới khả năng tiếp nhận, tổ chức và ghi nhớ thông tin của người xem. Ví dụ, một lỗi thường gặp là thiết kế chứa toàn các câu văn hoàn chỉnh (full sentences). Bởi vì quá trình xử lý thông tin bằng âm thanh và đọc văn bản sử dụng các kênh nhận thức giống nhau, do đó, người xem có thể vừa đọc slide, vừa nghe trình bày, hoặc sử dụng hai phương thức này với tỷ lệ khác nhau, dễ dẫn đến bị quá tải nhận thức (cognitive overload). Trong khi đó kênh tiếp nhận thị giác (visual channel) lại độc lập, cho phép người xem xử lý hình ảnh/video cùng với thông tin dưới dạng âm thanh mà không bị quá tải nhận thức (Quy tắc 6). Vì mỗi một bài thuyết trình là một bài tập nghe hiểu chứ không phải đọc hiểu, hãy cố gắng tối ưu hóa khả năng nghe của người xem. Sử dụng các từ khóa để hướng dẫn cho cả bạn và người xem đến các ý chính của bài. David JP Philips đã chứng minh rằng bộ não của người có thể dễ dàng nắm bắt 6 thành tố cùng thời điểm, nhưng vượt qua số đó đòi hỏi tải nhận thức lên tới 500%; vì vậy, hãy ghi nhớ con số giới hạn là 6 thành tố trong một slide. Cuối cùng, có thể sử dụng thêm các đoạn văn bản ngắn, khoảng trắng (white space), các hình ảnh/đồ họa kết hợp với màu sắc, loại và cỡ chữ để cải thiện quá trình xử lý nhận thức của người xem. Dưới đây là một số gợi ý:

• Sử dụng màu sắc có độ tương phản cao và nền slide (background) đơn giản không màu hay màu nhạt.
• Sử dụng các phông chữ không chân (sans serif fonts) và cỡ chữ lớn (kể cả chú thích của hình), tránh in nghiêng, gạch chân (nên in đậm nếu muốn nhấn mạnh), tránh in hoa tất cả ký tự.
• Sử dụng các kết hợp màu sắc hay bảng màu (color palette) phù hợp, chú ý những màu phù hợp cho người bị mù màu (dễ dàng tìm thấy trên internet các gợi ý màu sắc cho người mù màu).

QUY TẮC 8: THIẾT KẾ SLIDE SAO CHO MỘT NGƯỜI KHÔNG CHÚ Ý CÓ THỂ THU LƯỢM ĐƯỢC THÔNG ĐIỆP CHÍNH (Design the slide so that a distracted person gets the main takeaway)

Rất khó để có thể giữ sự tập trung liên tục trong suốt phần trình bày, nhất là đối với những bài quá dài hay loạt trình bày tại các hội nghị. Người xem có thể bị xao lãng bởi các email quan trọng, cơn đói (nếu phần trình bày gần giờ nghỉ trưa). Vì vậy, hãy xem qua từng slide và tự đặt câu hỏi "Nếu người xem không nghe được tôi nói gì thì họ có hiểu ý chính của slide này không?" hay "Liệu người xem có rút ra được kết luận nếu họ không nghe tôi nói hay không?" Một số cách thức khác nằm trong các quy tắc đã nêu ở trên.

QUY TẮC 9: CẢI THIỆN THIẾT KẾ SLIDE THÔNG QUA QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH (Iteractively improve slide design through practice)

Các slide có thiết kế tốt cần tuân theo 8 quy tắc đã nêu, nhằm mục đích giúp truyền tải thông điệp mà người trình bày mong muốn trong thời gian cho phép. Cách tốt nhất để chắc chắn thiết kế slide của mình phù hợp đó chính là phải thực hành nhiều nhất có thể. Những điểm quan trọng cần chú ý khi tập trình bày là: (1) đảm bảo luôn xoáy vào trọng tâm của từng slide, (2) đảm bảo đi đến kết luận vào cuối slide, và dẫn dắt người xem sang slide tiếp theo. Những gì bạn nói ở cuối slide và bắt đầu slide mới cũng rất quan trọng để giữ mạch câu chuyện liên tục. Thực hành nhiều lần sẽ giúp bạn phát hiện ra trình tự các slide đã phù hợp chưa, bạn có quá tập trung vào slide nào hay không, có slide nào quá nhiều thông tin hay không, còn lỗi thiết kế đã nêu trong các quy tắc phía trên hay không.

QUY TẮC 10: THIẾT KẾ  SAO CHO GIẢM THIỂU CÁC THẢM HỌA KỸ THUẬT (Design to mitigate the impact of technical disasters)

Một phần trình bày thực tế hiếm khi diễn ra như chúng ta đã tưởng tượng trong đầu hoặc như khi thực hành. Chẳng hạn, người trình bày trước bạn bị lố thời gian buộc bạn phải điều chỉnh ngắn lại; máy tính của ban tổ chức không mở được video của bạn; internet quá yếu. Các vấn đề kỹ thuật (technical problems) là một phần không tránh khỏi trong thực tế. Do đó, hãy thiết kế slide sao cho hạn chế tối đa các ảnh hưởng của các lỗi kỹ thuật thường gặp, đồng thời chuẩn bị sẵn phương án dự phòng (alternate approaches). Dưới đây là một số phương án gợi ý:

• Lưu tệp (file) trình bày ở định dạng pdf, trường hợp máy chủ có vấn đề với phần mềm Keynote hay Powerpoint, bạn vẫn có sẵn file pdf có độ tương thích cao cho mọi máy tính.
• Nếu sử dụng video, hãy chuẩn bị sẵn các slide dự phòng bằng cách chụp màn hình các giai đoạn quan trọng trong video. Trong trường hợp video không hoạt động, hay thời gian bị hạn chế, bạn có thể sử dụng các slide dự phòng để điểm qua các giai đoạn quan trọng nhằm giúp người xem nắm bắt thông điệp chính của video.
• Tránh sử dụng các hiệu ứng chuyển động (animations), ví dụ hình hay chữ chạy nhảy, phát sáng, v.v... Các khảo sát cho thấy không ai thích chuyển động trong các phần trình bày. Chỉ sử dụng một số hiệu ứng có chủ đích nhằm gây sự chú ý của người xem, trong khi quá nhiều hiệu ứng sẽ làm người xem xao lãng ý chính của bài. Ngoài ra, các hiệu ứng cũng là một trong các nguyên nhân làm gia tăng các lỗi kỹ thuật nếu phần mềm của máy chủ không tương thích với các hiệu ứng mà bạn đã thiết kế.

KẾT LUẬN

Các quy tắc trên đây chỉ là khởi đầu cho quá trình sáng tạo các phần trình bày có thể gia tăng sự chú ý của người xem. Tuy nhiên, còn có nhiều cách tiếp cận trên hành trình trở thành một diễn giả (speaker) tuyệt vời trước công chúng, bao gồm những hiểu biết về tâm lý học và khoa học não bộ bên dưới quá trình nhận thức và học tập của con người. Có nhiều sách về chủ đề này, điển hình trong số đó là quyển "Presentation Zen" của tác giả Garr Reynolds. Ngoài ra, thị giác hóa dữ liệu là một chủ đề quan trọng để trình bày thông tin ở cả phương thức viết hay nói, có thể tham khảo các nguồn tư liệu như "The Visual Display of Quantitative Information" của Edward Tufte hay bài báo "Visualization of Biomedical Data" của O'Donoghue và cộng sự.

TÀI LIỆU GỐC

Ten simple rules for effective presentation slides